برنامه ای ۱۸ دقیقه ای برای مدیریت روز خود داشته باشید
مدیریت زمان
چند وقت است که صبحها که به دفتر کارم میآیم و پر از انرژی هستم که به کارهای برنامهریزی شده خودم برسم. بعد از اینکه پشت میزم نشستم و شرع به بررسی نامهها کردم و بعد از چند آتش سوزی و زلزله، و حل مشکلات دیگران در آخر روز وقتی سعی میکنم که بیاد بیاورم که چه کار مفیدی برای ارائه داشتهام را شاید کمترکاری را در خور این وقتی که گذاشتهام پیدا کنم، و وقتی که بیشتر فکر میکنم میبینم که خیلی بهتر هم میشود عمل کرد، برای خودت بهانه هایی درست می کنی و از فردا به خودت قول میدهی که عمل کنی. ولی آیا انجام میدهی؟
برای مدیریت زمان همیشه این سوال هست که: چقدر زمان دارید که به تمامی کارهایی که تعریف کردهاید برسید و به چه تعداد از آنها را، در مدت زمانی که تعریف شده میتوانید که انجام دهید؟
این بدان معناست که ما کار هر روز خود را آگاهانه شروع میکنیم و میدانیم که چه کارهایی را میخواهیم انجام دهیم. پس چگونه میشود که زمان را از دست میدهیم؟ چگونه با گرفتن یک تصمیم استراتژیک میتوان رویدادها و کارهای روزانه را هر چه بهتر مدیریت کرد. همان روشی که برای درس خواندن و یا المپیک میبایستی از آن استفاده کرد تا نتیجه گرفت ” یعنی با عمل کردن به این میتوانید به تیم ملی و المپیک هم راه پیدا کرد J“. من ایدهای دارم که در سختترین شرایط هم بایث نگه داشتن تمرکز و مدیریت زمان میشود. لیستی از کارهایی که قصد انجامشان را داریم را تهیه کنیم لیستی که به اندازهی یه لیست سیاهبرای ما با اهمیت باشند.
می بایستی چهارچوبی طراحی کنیم تا بتوانیم تهدیدهایی که ممکن است ما را از تمکز خود خارج کنند را شناسایی کنیم.
لیستی که برای مدیریت زمان تهییه کردهایم، نه فقط یک لیست بلکه یک احساس مبهم از اولویتهای ما میباشد، که ممکن است نامتناقض و یا کنکاش برانگیز باشد. ولی ما میبایستی یک فرآیند مداوم را دنبال کنیم بدون توجه به رویدادهایی که در طول روز بصورت یک فرآیند مداوم پیش میآید.
من فکر میکنم که ما میتوانیم برنامهریزی در ۳ مرحله و در ۱۸ دقیقه و در طول ۸ ساعت کار روزانه انجام دهیم.
مرحله ۱ (۵ دقیقه) برنامهریزی برای روز: قبل از روشن کردن کامپیوتر خود با یک تکه کاغذ سفید بنشینید و برنامهریزی کنید برای روز خود چه کاری میتوانید انجام دهید و پیشبینی کنید وقایعی که ممکن است پیشآید. و هدفی را که در پایان روز به شما احساس خوبی می دهد را برای روز خود مشخص کنید، و به ترتیب اولویت آنها را یادداشت کنید.
در اینجا توجهکردن به برنامه ریزی بلند مدت اهمیت دارد، باید برنامه ریزی داشته باشید و بدانید که تصمصم دارید از چه نقطهای به چه نقطهای برسید و در این بین نیازمند انجام چه کارهایی هستید. تقویمی که اهداف را به شکل زمانبندی شده در آن قید کرده باشیم را نیاز داریم.
مرحله ۲ (۱ دقیقه در هر ساعت) تمرکز مجدد: ساعت، موبایل و یا کامپیوتر خود را تنظیم کنید که در هر یک ساعت را به شما یادآوری کند. یک نفس عمیق و نگاهی به لیست خود کنید. ببیندید که در یک ساعت گذشته به چه مقدار از برنامه خود عمل کردهاید. و دوباره برای یک ساعت دیگر بر حسب کارهایی انجام دادهاید، شروع به برنامهریزی کنید. به این شکل شما در هر ساعت تمرکز خود را بازیابی میکنید.
مرحله ۳ (۵ دقیقه) مرورکردن: هنگامی که کامپیوتر خود را به خاموش میکنید و به مرور روز خود میپردازید. چه کاری انجام داده اید؟ در چه مقاطعی تمرکز دارید؟ در کدام مقاطع تمرکز خود را از دست دادهاید، به چه دلیل تمرکز خود را از دست دادهاید؟ چه مسایلی میتواند بایث شود که روزتان پربارتر باشد نسبت به فردا؟
قدریت عمل کرد شما قابل پیشبینی میباشد. شما همین برنامه را بارها و بارها انجام دهید. و این چنین شما با انجام این برنامه که قابل استناد بر حسب موقعیت شما هم میباشد. که به شما به طور عمدا و عالمانه به شما یادآوری میشود، شما متمرکز به برنامه های خود خواهید بود. به همین سادگی.
خیلی حس خوبی است. وقتی که دفتر کار خود را ترک میکنید به آنچه که در برنامههای خود داشتید عمل کردهاید و به اهداف خود نزدیک تر شدهاید.
اگر به این روش عمل کنید بعد از مدتی به مدیریت زمان ماتریسی خواهید رسید که هر روز بهینه تر خواهد شود.
